Sobre o GGrupos
Em 2017 fui eleito para assumir a Diretoria Financeira do Grupo Escoteiro Raposo Tavares, de São Paulo. Até então eu não participava diretamente do dia-a-dia do Grupo, mas meu filho era chefe da tropa Sênior e minha neta uma lobinha.
Pelo fato de ser contador e pela minha experiência na área financeira de bancos e de seguradoras e, claro, pela falta de outros interessados, como é bastante comum em nossos Grupos, fui convidado a participar da gestão do Grupo.
No princípio, foi um desafio entender do funcionamento do Grupo, mas me dispus a aprender e li todos os manuais possíveis, começando pelo POR, e participei dos treinamentos oferecidos aos administradores. No conjunto dessas atividades, me deparei com uma enorme carência na formação de administradores financeiros e na ausência de instrumentos que facilitassem esse trabalho.
No nosso grupo os controles sobre os valores a receber eram feitos em pequenas fichas e a cada pagamento era emitido um recibo, tudo de forma manual. A contabilidade e os controles de caixa eram todos feitos em planilha Excel.
As filas para atendimento na tesouraria para pagamentos de mensalidades e atividades chegavam a sair da sede e o tempo de espera poderia ser de mais de uma hora.
A passagem desses processos da antiga diretoria para a nova foi árdua. Fichas que estavam na casa de alguma chefia, contabilidade feita com atraso significativo, ausência das necessárias avaliações da Comissão Fiscal, para falar o básico, foi o que encontramos por lá. Até entender como funcionavam as coisas e colocar tudo em dia, foram alguns meses.
A partir daí resolvi que deveria criar processos e controles que fossem facilmente executados e que pudessem por fim às filas na tesouraria, pois os pagamentos seriam feitos online, que dessem total transparência e acesso aos números do Grupo, informações sobre saldos disponíveis em caixa e bancos, inadimplência, valores a receber e a pagar, resultados de atividades ou programas e que servissem como livro caixa e como livro auxiliar da contabilidade e ainda com outras funções de cunho administrativo, além de poderem ser executados e seu funcionamento transmitido por qualquer pessoa com um mínimo de treinamento.
“Depois de tantos anos, posso dizer que consegui atingir a todos esses objetivos, ainda que algumas coisas possam ser (e serão) melhoradas”
